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电子文档归档和整理工作正在进行中

应注意的问题

电子文件和纸质文件的生成环境和处理方式完全不同。 分析电子档案的形成特点，保证电子档案收集整理工作顺利开展到各个管理环节。

一、电子文档的形成特点

(1)分散。 电子文档的内容、结构和背景信息相互独立存储和管理。 例如，在数据库文件中，内容是数据，以后缀为“.dbf”的文件名保存，而数据结构则存储在数据字典中。 文件的创建时间、修改时间、访问时间都是针对文件进行处理的。 这些信息由操作系统记录和维护。

(2)差异。 这种差异首先体现在电子文档生成平台的差异上。 由于起草文档所用的计算机软硬件种类和规格过多，导致文档的格式、编码、阅读方式、编辑方式等存在诸多差异，甚至影响跨平台的文档阅读； 同时，不同的部门、不同的人员有不同的，比如在文件目录的设置中，有的按照员工姓名设置，有的按照年月设置，有的按照员工姓名设置。文件类型。 文件组织方法差异很大。

(3)随机性。 与纸质文档管理的规范和完善相比，电子文档的管理还处于非常杂乱的状态。 电子文件在文件流转的时间、程序、权限、方式等方面缺乏成熟的管理方法和相关方法。 法规和制度的不完善，将严重影响电子文件的可靠性和真实性。

2.“前端控制”原理

所谓“前端控制”原理是基于文件生命周期理论。 将文件从形成到永久存储或销毁的不同阶段视为一个完整的过程。 在这个过程中，文件的形成是前端，处理、识别、整理、编目等具体管理活动是中端，永久存储或销毁是末端。 文件管理和档案管理具有阶段性、分段控制的特点。 文档管理和档案管理作为两个相对独立的系统运行。 文献管理和档案管理的所有目标和要求被分解为不同的阶段、环节和步骤。 之中。 遵循“前端控制”，需要对整个文档生命周期过程的管理目标、要求和规则进行系统分析和科学整合软件设计文档数据库部分，努力实现文档中需要和可能实现或部分实现的管理功能。文档形成阶段，即在此阶段，即电子档案的管理从电子文档形成时开始，贯穿文档转换为档案及以后的整个过程。 实现“前端控制”原则的关键是在电子文档管理系统的设计阶段就整合文档生命周期各阶段的管理需求。 由于档案管理系统中的管理对象本身是不断变化的，因此需要在系统中实现智能化的文档描述和识别工作，以及对电子文件组成部分的元数据的描述和识别，以便做到“维护电子档案的真实性”。 目的是确保归档电子文档的凭证价值。

3、建立严格的电子文件形成和管理制度软件设计文档数据库部分，保证其真实性、完整性和有效性。

确保电子文档的真实性、完整性和有效性是一项非常艰巨的任务，涉及很多因素。 这一问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件、电子档案管理水平的提高以及相关法律的制定。 建立并完善。 《电子文件归档与管理规范》对此明确规定：

在保证电子文件的真实性方面：

对电子文档操作者建立可靠的身份识别和权限控制；

设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录执行操作的人员、时间、设备、项目、内容等；

使用标记来防止电子文档上的错误、遗漏和调换；

采取措施防止非法使用电子印章、数字签名等。

在确保电子文档的完整性方面：

应建立电子文件完整性管理系统，并采取相应的技术措施收集背景信息和元数据。 例如，在电子文档的管理过程中，需要建立电子文档的收集和积累系统。 依靠健全的制度，明确电子文件收集、积累的责任，是有效的方法。 电子公文处理过程中，对必要的背景信息项目进行标准化要求，并随时登记。 背景信息量可能很大，表格甚至可能图片、文字交织在一起，对其规范化管理就显得尤为重要。 在设计电子文件系统时，系统应能够在运行过程中自动将相关背景信息连接在一起。 无论是文本信息还是图形信息，即使存储区域不同，也必须形成一个完整的管理信息库。 制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或传输时按要求登记和解释元数据。

在保证电子文件的有效性方面：

应建立电子文件有效性管理体系并采取相应的技术保障措施。 为此，电子档案归档单位和档案管理部门应当每年对电子档案阅览情况进行一次检查和登记。 更新设备环境时，应确认库存载体与新设备的兼容性。 若不兼容，需转换归档电子文件的载体。 原载体保留期限不少于3年。 保存期满后，可重写载体应清除并重新使用。 含有不可删除内容的载体应按照保密要求进行处置。 磁性载体每2年进行一次机读抽样检查，光盘每4年进行一次抽样检查。 抽样率不得低于10%。 发现问题应及时采取恢复措施。 磁性载体归档电子文件每4年转移一次，原始载体保存时间不少于4年。 档案保管部门应定期将检查结果填写在《归档电子文件登记表》中（见表10-12、表10-13）。

·结尾·