中学档案管理很重要！ 这已成为中学日常经营管理的共识。 档案管理如何适应当前学校规模扩大的趋势？ 中学如何更好地满足师生和社会对档案的巨大需求？ 如何保证文件能够方便高效的使用，同时又保证文件的安全？

档案信息化道路上存在诸多问题。 如何解决此类问题，或许可以为东北电影学院与博通实施的中学档案管理软件的实施提供一些参考。

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客户简介

西南电力学院是山东省重点院校，也是中国共产党创建的第一所电力文理中学。 西南电力学院始建于1949年，2012年被评为国家“东部中东部高校基础能力建设工程”重点建设院校。

中学共设有14所大学，50个专科专业，涵盖工、理、管、文、法、经、教育、艺术等8个学科门类。 中学为博士学位授权单位。 拥有化学、控制科学与工程、能源动力博士学位授权类别3个一级学科博士学位授权点，2个博士后流动站。

具有研究生推荐和免试权，现有硕士学位授权一级学科15个，其中硕士学位授权二级学科62个，专业硕士学位授权类别10个； 山东省特色高水平学科9个，其中一流学科4个，优势特色学科4个，新兴交叉学科1个。 中学现有全日制在校生近23000人。

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客户痛点

1）中学档案资源分散，无法整体管控

西南电力学院拥有多所院校和专业。 在日常教学运营和管理中，每一个细小的细分组织架构和人员都会随时随地产生大量的知识资源。

这类知识分布并存储在各个组织人员的笔记本中，需要统一管理。

2）知识协作效率有待进一步加强

中学档案资源收集后，存放在档案室、束之高阁，没有得到充分利用，使档案真正为中学发展、为广大教职工提供服务，成为个人和组织的价值放大器。

3）知识资产无法沉淀和整合

中学属于知识属性较强的领域，知识资源是中学的宝贵财富。

在教育教学过程中，知识资源不仅以讲义等显性方式出现，也以交流等隐性方式出现。 这两种知识资源应该沉淀和整合。

4）权责不明确，部分档案管理边界不明确

有些档案同时属于教学档案和人事档案范畴，如奖惩材料、入学登记卡等，造成多头管理、互助现象档案软件，难以保证准确。档案内容及相关材料归档。

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汇博通中学档案管理软件：协调多方申请

1）多人共同管理档案，协调多方申请

针对中学档案资源分散、无法协调控制的问题，汇博通为其提供多人联合管理档案的功能。

中学管理人员、教学人员等可登录统一门户平台，集中处理教/学案件管理、党群活动管理、日常工作管理。

2）高效的文件检索和流程审批

针对协作效率的痛点，博通将对外开发自主研发的高效搜索引擎。 系统用户通过输入关键字即可实现二级文件检索。

检索到的文件可以根据权限进行查看。 如果超出权限范围，可以直接通过系统流程申请调取文件。

3）显性知识和隐性知识的全局控制

为了满足知识资源积累和整合的需要，汇博通为西南电力学院提供了显性知识和隐性知识相结合的管理系统。

教职人员不仅可以通过学习案例、课件、综合档案等显性知识库查阅所需信息，还可以通过在线交流、咨询台、论坛中心等社交模块促进隐性知识的积累。

4）多维度权限体系，文件更安全

针对权责不清的痛点，汇博通为西南电力学院提供了泥石权限匹配系统。

中学可以根据教职员工的职能和工作需要，进行多维度的权限设置。 例如，可以为学校领导建立覆盖所有功能模块、所有部门的全局管理体系。

中学档案管理对于了解中学整体情况、分析教育教学质量、研究教学科研等发挥着十分重要的作用。 这是一项非常基础的工作。

西南电力学院使用博通中学的档案管理软件，保证了档案工作的顺​​利进行档案软件，对于教育教学的发展具有深远的意义。