在办公过程中批量打印信封软件，经常会遇到需要从填好的excel表格中选取每一行的信息，复制粘贴到word中生成一页一页的文档，比如中学生的成绩单、证书、电子邮件、信封等。如果少于10行或20行，可以复制粘贴。 如果有几百行、几千行的话，那就很费力了。 虽然word早已为我们提供了简单的方法——邮件合并，但我们还是以中学生成绩单为例，讲一下如何使用word email merge批量生成高中生成绩单。

计划信息：

1、一个excel文件（achievement.xls），存储中学生的成绩信息。 如图，要求没有表格标题，只要有标题行即可。 实际上，如果原始数据文件已经存在，只需将其另存为单独的文件并删除标题行即可。

2. 编辑格式化的中学生成绩单word文件（transcript.doc）。 如图所示，编辑格式，包括上下页行距等，需要填写数据的地方留空。

具体方式：

1、打开编辑好的word文件，选择菜单“视图-工具栏-邮件合并”，弹出“邮件合并”工具栏。

2、选择工具栏中的“打开数据源”图标，在笔记本中找到我们上面保存的“Score.xls”文件，单击“打开”，出现“选择表格”对话框，选择分数数据所在的工作表，单击“确定”。

此时，“邮件合并”工具栏上的所有图标均以彩色显示，证明数据源已经连接。

3. 将光标置于需要插入数据的位置，例如“学号：”旁边，然后单击“邮件合并”工具栏上的“插入字段”图标。

在出现的对话框中选择“学号”，单击“插入”、“关闭”。

其他需要插入数据的地方也用同样的方法插入源数据。

4.然后单击“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”图标，可以看到第一次数据合并的效果，然后单击“查看合并数据”图标返回到有代码的界面。

5、如果要每页放置两个文字记录，可以将编辑插入的数据复制粘贴到底部，将光标置于两个文字记录的中间，在“邮件合并”工具栏的“插入文字字段”中选择“下一条记录”。

6. 现在每页有两个文字记录。 单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”，将所有数据插入到Word中，生成一个名为“Letter 1”的新文档。 在新文档中，您可以检测格式更改，如果合适，可以直接复制。

防范措施：

1、本例中，word文件是表格形式，源数据表格每一列的宽度基本一致，因此word文件格式不会有任何变化。 如果word文件是一个段落批量打印信封软件，并且源数据每列的宽度不同，则合并后的word文件的宽度也会不同。 因此，在合并之前编辑格式时，请留出足够的空间并用分页符分隔。 进一步检查合并文件中的格式，更改后复制。

2.Word电子邮件合并数据源支持多种格式，不仅支持excel文件，还支持access、html、txt或word文件。

3. 使用“邮件合并”工具栏中的工具图标，您还可以在合并后直接复制或发送短信。

4、本例是在word2003中完成的。 高版本word的电子邮件合并功能基本相同或者更方便。 您可以探索并使用它。