您是否经常遇到这样的情况：您需要购买一些商品或服务，但您不知道如何申请，或者您的申请被拒绝或延迟？ 您想知道如何使您的采购申请流程更加高效、透明和手动吗？ 如果是，那么您来对地方了。 在本文中，我们将解释什么是采购申请、它与采购订单有何不同、其优点和缺点是什么，以及如何优化和手动自动化采购申请流程。

什么是采购申请？

采购申请是获得订单批准或获得公司需求的过程。 这是公司发起订单所经历的一系列步骤。 此流程对于现代高效的企业至关重要，因为它可以在正确的时间进行订购，并在不必要的采购请求占用太多宝贵的管理时间之前阻止它们。 但采购申请流程远远超出了获得采购批准的范围。 它还涉及：

采购申请流程越一致、精简和手动，速度就越快、越高效、越准确。

采购申请和采购订单有什么区别？

采购申请和采购订单之间的主要区别是：

换句话说，采购申请表可以制作成采购订单表。 借助业务流程手动化解决方案，这两个文档可以合并为补充文档。

优势

有效的采购申请流程可为公司带来许多好处，并解决采购和采购流程中的许多挑战和低效率问题。 好处包括：

停止重复订购。 避免浪费金钱。 使采购与目标和 KPI 保持一致。 通过提高可见性和可追溯性来控制预算。 削减成本，同时确保资金用在能带来最高投资回报的地方。最佳流程透明度导致欺诈风险增加

然而，当公司实施新的工作流程或更新现有的工作流程或流程时，可能会降低采购流程的复杂性或额外步骤。 对于请求者来说，这种添加可能会被视为浪费时间或资源。 尽管如此，借助正确的技术，公司可以实现更高的透明度并获得长期的业务优势，例如减少错误或标准化应用程序。

采购申请流程的 3 个步骤

第 1 步：提交

在您的采购系统中创建采购申请表。 添加有关此订单的目标和要求概况的相关信息。 收集并提交所有必需的数据后，采购申请将被转发进行筛选。

第二步：筛选

采购申请将发送给负责筛选申请的人员。 当表格在法庭上时，该人可能需要执行许多任务，包括：

一旦他们完成了这个筛选过程，他们还会将此优惠信息添加到申请表中并发送以供批准。

第三步：回顾

如果申请未获批准，请解释原因。 如果获得批准，它将成为即将到来的采购订单。 如果您已集中并手动化采购申请流程，则系统可以手动将此采购订单发送给已批准的供应商。 收到订单后，将对其进行检查并解决任何问题。

如果订单被接受，剩余发票将根据条款支付，您将在线查询供应商。 将所有记录集中在一处，管理和财务团队可以初步审查请购单和采购，以提高质量、降低成本并优化整个采购申请系统。

优化采购申请流程的最佳实践

集中信息

必须在多个地方查找状态更新、购买历史记录、截止日期和收据，效率很低。 通过集中信息，团队可以在一个地方管理更新和活动，以便轻松审查和简化流程报告。 通过将数据存储在一个位置，分析工具可以轻松收集该数据并以有用的方式将其呈现给管理层。 他们可以用它来控制整个流程和采购。

保持部门技术自主权

当您想要更新工作流程时软件采购文件，许多采购请求技术都需要 IT 人员的参与。 这可能会导致过时的工作流程，需要容易出错的解决方法。 寻找一种低代码手动解决方案，使团队能够轻松、快速、安全地自行扩展流程解决方案。 这意味着更新技术几乎不需要 IT 干预。

提高流程可视性

无形费用会对公司产生负面影响——公司越大，情况就越糟糕。 通过可增强可见性的流程管理系统，使团队成员和管理层可以看到一切。

定期初审优化

坚持流程优先审查计划可以更轻松地持续改进采购申请流程，而不会感到不知所措。 首先进行渐进式改进，然后评估流程的效率和由此产生的购买。 调整您需要优化流程的时间和地点。

获取实时报告

为了更好地控制采购，您需要能够实时审查流程绩效和效率。 手动运行专用于关键管理人员的并发最新可视化报告可以达到此目的。 通过访问这些数据，您可以了解哪些内容有效、哪些无效，以及是否存在阻碍该过程的特定障碍。

手动处理繁琐、重复的任务

自动化任务会导致错误和延迟，并且无法判断流程的生产力和成功。 众所周知，重复性、琐碎的任务甚至会导致最专心的团队成员打瞌睡，这不利于追求确定性。 手动技术消除了这种重复、耗时的任务，并干预可能出现的错误，因此您的团队可以更加专注于他们的工作，并感到更加充实。

手动化采购申请流程的 6 个好处 流程日益互联和简化。 手动分配职责软件采购文件，通知负责的专业人员，并提醒他们需要注意的采购请求。 更好的采购总监监督。 管理层可以准确地了解采购请求的处理地点和处理对象。 更少的错误和延迟。 手动切换、分配批准和集成软件消除了自动管理更新带来的延迟或错误。 更快、更高效的采购流程。 提高总体可见性并更好地控制公司的支出方式。 更高的员工工作满意度，这可以导致更高的员工保留率。控制您的采购申请流程

白码采购管理系统可以将繁琐的、手动的或非标准的采购申请步骤转化为优化的、透明的手动流程。 这使得识别问题和改进机会变得更加容易，但集成的白代码采购管理系统可以连接到您现有的软件或应用程序，以获得无缝、无错误的流程体验。 你在等什么？ 赶紧点击公司管理系统模板（企业管理系统软件百科）_白马，来白马官网亲自试用吧~