会议室的容量、座位与舞台的安排都与视听设备之间产生直线的关系，说明如下。
　　一、视听设备的安排影响会议室座位的容量：
　　如果视听设备对一个成功会议是重要因素的话，那么会议室座位的容量一定与场地简介的数量不同。通常场地简介的座位数量是以最大容量来计算，并没有特别考虑到舞台或视听设备所需要的空间，快速计算方法是如果以剧院型的座位安排每人需要的空间是3米，如果以教室型的座位安排每人需要的空间是4．6米。然而估计视听器材所需要的面积，要先了解视听的两项原则：第一：5米原则与第二：8原则。
　　5米原则：是从地面到银幕底层的距离为1．5米，一般来说人坐下来的高度约1．4米。
　　8原则：最佳的视觉范围是不近于2倍银幕的高度也不远于8倍银幕的高度。例如银幕高度为4米，那么第一排位子应该放在距离银幕8米的地方，而最后一排位子不要远于距离银幕32米的地方。
　　有些会议经理人采用第二：8模式，并将视听设备作为会议室是否通用的考虑因素之一。如果采用1．5米原理，会议室天花板高度为4．6米，银幕的高度为3米，舞台最好放置于会议室入口处的对面，如此才不会影响晚来的人因穿过银幕而干扰演讲者。在放置舞台及银幕时，同时也要考虑吊灯、圆柱、灯光控制位置、人口及疏散口，一旦银幕的正确位置确定，采用第一：5米原理比较容易正确估计座位数量。如果会议室长度为30米，幻灯机或影片将投射在3米银幕，那么最后一排位置不能超过16．5米。
　　二、座位安排对视听的影响：有些座位安排对视听产生良好效果，有些则相反，对视听最适合的座位安排是剧院型、教室型、u形或马蹄形。剧院型与教室型的座位安排可以将银幕放在中间或角落，主桌可以放置在角落，如此不会影响与会者视线。椭圆形的座位安排无法使每一位清楚看到投影，某些人必须移动位子。在酒会的圆桌约有半数的人必须移动座位，这是无法避免的，好在餐会的祝词多半是简洁、纲要的，有时候为了配合会后用餐来不及变换座位安排时，会议中也可能利用圆桌形的座位安排。
　　三、会议场地视听设备的调查：
　　会议场地视听设备的调查可分下列3步骤：
　　(1)事前收集相关资料；(2)现场实地勘查；(3)事后汇总资料。
　　当你尚未实地勘查前，先收集会议场地的相关资料，如简介、平面图与周边环境等，自行设计一张"审核清单"，并将你了解的部分详细列出来。事先要求会议场地提供视听设备的报价单，以便了解当地市场价格，如果可能再请教曾经使用过这个会议场地的主办单位应该注意的事项。
　　实地勘查时，对于视听部分必须非常详细了解其设备情形，同时也要求当你到现场勘查时，会议承办人及视听技术人员都能在现场询答，询问的内容越详细越好，询问的内容可以包括会议室是否可以录音、详细的平面图(包括长、宽、高)、是否有音效系统、质量如何、会议所使用的家具是否足够，如桌、椅、讲台、升降机及海报架等。事后再汇总所有资讯，作正确的研判。